時間管理為何經常失敗? 你應該知道的五大原因

你設定過目標嗎?

雖然本文是談時間管理,但是在開始進入到正題之前,我想先問讀者們一個問題,是不是通常於新的一年或是新學期、新工作開始前,我們都希望設立一個新目標,希望自己設定目標而達成目標,開頭時總是滿懷熱血或是興奮地開始寫計畫!!

但實踐起來,可能常有這樣的感覺開頭時有雄心壯志,但在實踐起來卻力不從心,覺得時間不夠用或是覺得雜事太多而無法完成設定目標而開始行動。若是上班族,更可能因為上班時之疲倦,並再加上不定期的加班,根本無法好好的掌控自己的時間,能把工作做完就不錯了,想再額外學習根本難如登天。設定目標失敗的原因很多,可能是方法準備上的失敗或是目標難以達成。

但更多時候我發現設定目標失敗的原因是「時間管理」不良所導致的,因此往往以太忙或沒時間處理而告終,因此在設定各種偉大目標前,我認為應該先仔細端詳你如何進行時間管理?

但本文並不是要馬上就直接告訴各位,什麼三大、五大或十大時間管理技巧。那些技巧可能有用,但若是去探究其本質,則是因應不同問題所衍生出的一些解決技巧,好的方法不一定能應用於不同原因問題的人們,因此我希望能先思考時間管理的「失敗原因」。

思考「失敗原因」過後,再去思考相關的對策 — 即「時間管理技巧」

這樣的流程,我想更能對症下藥。

時間管理為何經常失敗?

在我開始意識到我設定的學習目標,如閱讀一本書、學習一門新語言或是專業上的特定技巧等等,發現我很多時候,目標達成失敗的根本因素在於「時間管理」認知模糊,甚至根本不知道自己一天的時間是如何花掉的。過去設定目標可能會有個計劃或是規畫應該花費的時間,但在過去往往少思考「我一天的時間如何過得」,即我不清楚我一天的時間是如何花掉的。

因此在開始時間管理計畫前,我想先請讀者思考以下問題:

  • 你對你自己一天時間上的分配認知有多少?
  • 有多少不確定或外務會打擾你?
  • 在時間管理前 — 你檢視過你的日常習慣嗎?

在過去,我設定目標時往往也是訂立一系列的計畫,並要求自己要努力堅守這些計畫,並且在牆上貼上四個大字「鋼鐵意志, Iron Will」,相信這樣就能夠有效的解決問題,但相信我….大多數狀況下這種方式往往會失敗,別跟人性做對抗。往往覺得是自己意志不夠堅定,但實際上是這樣的方式根本沒有理解到「時間管理的本質」,因為時間管理本身是個動態會經常變動的活動,透過固定式無變動的計畫本來就難以完全因應,若不能體察其變動的根本性質,在時間管理上最後必然導致計畫失敗,並連帶影響自己達成目標的信心,從而降低對自己的評價。此外,它還包含了環境因素影響及自己日常生活習慣的影響,這些都可能是導致時間管理失敗的原因。

因此,在2021年開始之際,我也訂下一些預計完成的目標(如堅持每日讀書、閱讀商業文章、重新練習英語聽力及口說等),不過這次我不是直接一頭熱就開始去完成我雄心壯志的目標。而是先針對「時間管理」這件事情,把它當作一個必要的事情優先思考,先記錄並且仔細精確的規畫自己的時間。

從2021年1月到4月後,目前經過3個月,作為我經歷過三個月多2021年 Q1覆盤思考,目前也算有些心得並將其記錄下來。

要知道如何改善「時間管理問題」,可能要先從失敗的原因想起,比起他人成功經驗的分享或建議,個人慘痛的失敗經驗更是自我行為修正的良師,因為那是最符合你實際活動的回饋。

因此,本文整理了些我自身經歷3個月時間管理的「失敗原因」,再去參考其他人所說的「失敗原因」,我發現導致時間管理失敗的原因主要有以下5種狀況:

  1. 對自己一天時間花費認知模糊
  2. 處於難以專心的環境
  3. 缺乏一套習慣系統
  4. 目標過多、過大
  5. 不能區分事情的輕重緩急

列出失敗原因後,我想接下來就更能針對該等「原因」提出一套解決方法!!

1.對自己一天時間花費認知模糊

你的時間表長這樣子嗎?

calendar

如果這是你時間表的樣子,通常其實你並未詳細記錄好你時間的花費,因此常常可能會看到有個空閒時間,就認為那個是自己可以掌握的時間段,但是卻可能不會仔細拿捏說要花多久時間,以及在那個時間段該做什麼,更多時候可能會被FB、IG或Youtube影片所吸引,而導致無法知道自己的時間花費到哪裡去了。

因此若要建立起所謂的時間意識,我建議可以先把一天24小時列出來,仔細思索你的時間在一天當作大概花到哪裡去,再來根據具體情況進行改善。以下就是我對於我每天時間所建立的一套思考表,透過這樣就能有意識建立起自己的時間該花費在哪裡,以及什麼時間該做什麼事情,比起記帳,我們更該「紀錄時間」花費到哪 ? 記錄起自己對一天時間的認知,才能漸漸掌握出該如何掌控自己的時間。

2.處於難以專心的環境

第二個造成時間管理經常失敗的原因就是,無法讓自己處於一個專心的環境當中,比如說當你今天計畫讀一本書時,若你旁邊放著手機,可能就會因為一個社交媒體的訊息讓你開始跟朋友聊天,或是在客廳書房讀書突然有家人或是別人找你,這些可能都會讓你既有的規畫被打斷。另外一個被打斷影響就是,當我們原本在做A任務時,被B任務打斷後,常常要花費一段時間回到剛剛的專心狀態,才能繼續原有的事情或是忘記剛剛再作的事情,而需要重新思考構思而延長任務完成的時間。

因此, 若讓自己處於一個經常被打擾和注意力被吸引的環境下,就難以繼續原本規劃的事情,千萬別認為時間管理只與意志力有關,其實環境的影響更大,營造一個專心的環境狀態,才能於規劃時間內完成預定的事情。

3.缺乏一套習慣系統

第三個造成時間管理失敗的原因,則是在時間管理及設定上並未考量到自己原本的習慣。因為不良的習慣可能會導致精神力及體力,如熬夜讀書或是吃消夜會導致隔天精神不濟或是晚上難以入睡,從而影響自己恪守時間管理的能力。

另外一種習慣的影響,則是當設定新目標下產生些特定活動,若不能將這個活動與自己既有習慣作融合,則常常會因為舊有的習慣習性而作罷。如規定自己每日必須讀一小時的書,若之前睡前常是會看影片或是滑手機等等,可以考慮將浪費時間的行為置換為閱讀,或是設定一個誘因如若我閱讀完時才滑手機,而非先划手機再去閱讀等等。

習慣的養成和建立,本文建議可以參考「原子習慣」這本書當中所提到的四種原則:提示、渴望、回應、獎賞,透過一個一個的行為步驟,建立起一套習慣系統,導致結果的原因並非你意志力的強弱,而是你的系統是否健全。

4.目標過多、過大

而導致時間管理失敗的第4個原因,則是未能實際去思考目標所耗費的時間,導致設定目標過大而在現實實際時間花費下,仍無法達成。舉例而言,如果你規定你自己一年要讀200本書,這有辦法達到嗎? 可能會有人認為靠鋼鐵意志就可以,但是若以客觀條件計算,假設一本書有300頁,若要讀完則是200*300=60,000頁,一年365天則你每天堅持讀書也要一天讀164頁左右(60,000/365)。

若你有工作,一天要上班8小時,實際上你回到家可能精神力只剩下1小時能用,有可能自己每天一個小時讀164頁左右,而不考慮假日及各種休息的可能性嗎?

設定太大或是與時間規劃上不能客觀符合自己能力,則縱然時間計畫作得再漂亮,最後必然會以失敗告終。因此設定目標時,最好是能從小目標開始並符合自己能應付的時間,才不會認為自己時間不夠用,且習慣建立後則可以繼續嘗試擴大或是加快自己的效率,提升時間效能。

另外,本文建議在設定目標初期時,盡量把目標設定為不涉及他人評斷的目標。因為涉及他人評斷的目標設定,如客戶對產品的滿意度或演講的吸引人程度等等,這樣的目標會包含到了他人評價,會讓目標難度更高,所須耗費的時間會更多,屬於較為進階的目標設定,在初期建立目標和練習管控時間上並不適合。

初期的目標和時間控管在於練習,並在練習時間持續磨練掌控及規劃的技能,目標設定的簡易及方便衡量,較適合初期階段,可以設定為與自己行為付出相關聯的目標,如30天內每天上完一節音樂課、一個月內專注練習某個TED英語演講並模仿就好。建立在自己能力範圍內能達成的目標,才能有效鍛鍊自己的時間掌控技能,等之後熟悉後則可以漸漸增加目標的難度,再加入涉及他人評價的目標等等。

5.不能區分事情的輕重緩急

第五個導致時間管理失敗的原因,則是屬於注意力判斷的問題。

這個問題在工作上較容易產生,究竟我應該是繼續研究原本上司交辦給我的事情,還是應該先回覆剛剛客戶寄來的email呢? 或是我應該先繼續寫我的email,晚點再給予同事、上司詢問的問題。

因為若無法判斷事情的輕重緩急,就非常容易發生時間要到了而重要任務之交期(Deadline)仍無法完成,造成自己越來越多事情累積或是因為忙碌而忽略重要的事情,最後導致自己的計畫失敗。當然,若能營造一個不被打擾的環境下,於固定時間回覆email或是看信件是最好的方式,但是我知道,大多數狀況是無法這樣子進行的XD

所以改良的方式就是,若是屬於輕微簡單的小事,而無須花費過多步驟(3個步驟以內)或腦力的事情先做(降低腦中雜訊),其餘的東西則可以全部放到一個「清單大表」,這樣子會讓你的工作一目了然,也降低大腦負擔減少忘記的可能性,久了後就可以建立一套判斷事情輕重緩急的SOP,這樣子就會加速時間管理效率。


  • 輕微小事先做(避免忘記)
  • 其餘收到的工作指示全部寫進清單
  • 根據清單去思考不同事情的重要程度
  • 重要程度要考慮「期限」、「對象」、「影響性(涉及影響他人工作)」。
  • 然後按順序一個一個完成,不要一心多用。
  • 下圖黃色之部分則是較為重要之部分

另外一件可以提醒的是,在時間管理並非固定不變,而是一動態的活動。因此在安排上,可以設定多久要完成(如2小時),因為有期限或加速你的效率或處理意識,但無須設定一個固定時間段,如要求自己一定要在13:00~15:00這段時間完成,其餘時間不可。畢竟世界和環境是變動的,給自己的保留些彈性,在時間管理心中壓力也比較。

若能明確釐清自己時間管理上失敗的原因後,就可以開始具體規劃如何改善的計畫。

下篇文,我將針對這些「問題」,討論實際實踐的時間管理的技巧。


而針對時間管理這件事,經過幾次練習後,我認為它不是簡單就能做到的事情,這是需要練習的,跟記帳和掌握自己的現金流一樣,這需要不斷練習。而在時間管理技巧上,若往上追尋根源,我認為是「注意力掌握」及「時間花費權衡判斷」這兩項技能的練習,要能夠好好地進行,則需要不斷的刻意練習,先練習取得反饋,再依反饋修正,再練習取得反饋,這樣不斷進行。若對於「注意力掌握」及「時間花費權衡」希望更深入了解,則可以參考以下兩部影片。

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